Las palabras sencillas no nos hacen menos 'interesantes'

Después de años acompañando a mis equipos comerciales en reuniones 'face to face' con clientes, me ha dado tiempo a comprobar 'in situ' muchos comportamientos y actitudes que definen no sólo cuál es el estilo de cada comercial, sino especialmente me ha permitido comprender mucho mejor cuál es la sintonía que se produce entre cliente y comercial.

El valor de nuestras palabras

Nuestras palabras son una de las principales vías que tenemos para comunicarnos, por tanto debemos prestar una especial atención a cómo nos expresamos y cómo usamos nuestro lenguaje, puesto que el hacerlo de forma incorrecta puede impedir la llegada del mensaje a nuestro interlocutor, generando rechazos por su parte. ¿Porqué a veces nos empeñamos en restarle valor a los demás, mediante nuestras palabras?

Tecnología aplicada a la gestión de equipos virtuales

En la gestión de equipos virtuales remotos, la tecnología se convierte en un elemento indispensable que nos permite comunicarnos con el equipo distribuido en zonas geográficas distantes. Es necesario tener en cuenta ciertos principios básicos, tales como el uso que se va a hacer de ella, y algunas consideraciones importantes para su correcta elección.

Cómo hacer que las personas hagan

Comunicar correctamente lo que queremos que hagan nuestros equipos y llevarles a la acción, son una de las principales responsabilidades de cualquier gestor de personas; el detectar casos conflictivos donde las personas tienen actitudes equivocadas que pueden penalizar el rendimiento del equipo entero, son labores difíciles a las que tenemos que dedicar parte de nuestro tiempo.

¿Cuánto tiempo nos lleva gestionar mails y reuniones en la empresa?

Mejorar nuestro rendimiento laboral pasa sin duda alguna por mejorar la gestión que hacemos sobre nuestro uso del correo electrónico, y de las reuniones de equipos de trabajo.

¿Es posible dejar de usar el correo electrónico?

¿Podemos mejorar en el uso del correo electrónico?, ¿se trata de una herramienta o de un fin en sí mismo?

Cómo estar en contacto con un equipo virtual (y II)

Hoy me he pasado buena parte del día acabando de ultimar los detalles del modelo de comunicación para mi equipo de Provincias, incorporando nuevas mejoras a lo que ya establecí en mi anterior post 'Cómo estar en contacto con un equipo virtual (I)'.

Dentro de este modelo de gestión remota de equipos comerciales, tenemos por una parte las reuniones presenciales, necesarias para mantener un vínculo mucho más personal y cercano entre el Delegado y el resto de la organización. Existen multitud de cosas relevantes que es necesario transmitir en persona; esto no lo substituye (ni debe substituirlo) ninguna tecnología existente.

Por ello, establezco diferentes tipos de reuniones presenciales:

1. El Delegado viaja a Madrid. Con esto conseguimos el mantener un vínculo constante entre el comercial y el resto de la organización.
2. Yo viajo a cada provincia donde tenemos Delegado, pasando el día con cada uno de ellos para tratar los asuntos que toquen.
3. Reuniones presenciales de equipo, donde tocamos temas que nos preocupan a tod@s.

Por otro lado tenemos nuestras reuniones 'virtuales', mediante alguna de las siguientes tecnologías:

• GoToMeeting ha pasado a ser una herramienta habitual para tratar semanalmente asuntos que nos interesan a tod@s. Para que las reuniones sean lo más efectivas posibles (¿habéis tenido alguna vez una reunión 'virtual' de casi 10 personas?, hay que ser muy estricto a la hora de manejar los tiempos y los turnos de intervenciones, de ello depende el que este tipo de reuniones sean efectivas o no). La definición del contenido en estas reuniones es crítico, dado que el tiempo debe ajustarse para que todos los delegados tengan su tiempo de aportación. Le hemos dado un formato de 'monográfico', mediante el cual en cada reunión se habla de un asunto específico.
• Teambox, se trata de una herramienta colaborativa con múltiples posibilidades. En el equipo de Provincias, la usamos para crear distintos proyectos (o 'conversaciones'), donde cada uno de nosotr@s realiza las aportaciones oportunas sobre un asunto determinado. Y con ello también minizamos el volumen de correos que sería necesario mandarnos en caso de no disponer de Teambox. 

En la definición de este modelo de comunicación, he tenido en especial consideración el comunicarlo con la debida anticipación al equipo de delegados, de tal forma que puedan gestionar correctamente su agenda futura. Y especialmente que este modelo de comunicación anual les sirva para hacerse partícipes de la organización, manteniendo un vínculo constante, y mediante el cual podamos encontrar un equilibrio entre su dinámica de trabajo diaria, y el tiempo que deben dedicar a estar en contacto con la organización mediante las diferentes herramientas que he comentado.

Se trata básicamente de que el Delegado pueda visualizar sus compromisos anuales para con la organización, con la debida antelación, y así pueda gestionarse correctamente su tiempo.

Un pequeño malentendido

Esta viñeta que recibí por correo hace unos días me hizo pensar en la comunicación de los mensajes que hacemos llegar a nuestros equipos y en el cómo se interpretan por parte de aquellos.

¿A qué gestor no le ha ocurrido que al transmitir un mensaje a su equipo de colaboradores, éstos  perciben algo completamente diferente y actúan de forma distinta a como nosotros queríamos?. Y probablemente nos damos cuenta al cabo de mucho tiempo, por lo que los efectos pueden ser contraproducentes.

A priori puede parecer algo obvio, pero para evitar este tipo de situaciones, las instrucciones y directrices deben ser absolutamente claras, de tal manera que nuestros equipos no tengan absolutamente ninguna duda a la hora de interpretar el mensaje, y poder desempeñar eficazmente su cometido.

Y no me estoy refiriendo a decirles exactamente lo que tienen que hacer; al contrario, creo en la necesidad de darles unas directrices globales eso sí, muy claras, que les permita conocer la dirección que deben tomar.

Es imprescindible asegurarnos que el equipo entiende a la perfección nuestros mensajes, y tras ello dejarles hacer. De no ser así, tendremos un equipo que estará remando en una o varias direcciones, y probablemente diferentes a la prevista.

Así mismo, deben establecerse hitos que nos permitan conocer como gestores si el proceso se está llevando a cabo de la forma correcta por parte de nuestros colaboradores, y así poder establecer las acciones correctoras que sean necesarias en cada momento.

Cómo estar en contacto con un equipo virtual (I)

En un equipo comercial distribuido remotamente (equipo virtual) en diferentes localizaciones geográficas, encontrar un equilibrio entre reuniones presenciales y virutales, es clave para mantener la conexión equipo-empresa.

Llevo tiempo pensando en diseñar un plan de comunicación efectiva con el equipo de delegados comerciales en Infojobs (ver "La comunicación en equipos virtuales"), que nos permita encontrar un equilibrio entre el trabajo que ellos tienen que hacer ‘solos’ en sus provincias, y la necesaria comunicación conmigo y con el resto de la organización.

Dicho plan anual lo estructuro básicamente en:

·         Reuniones presenciales

·         Reuniones virtuales

Las reuniones presenciales persiguen el que los delegados puedan verse entre ellos, y con su manager. Por tanto, el objetivo no es sólo de negocio sino también el que puedan estar en contacto con la organización de una forma mucho más cercana, así como estrechar y fortalecer vínculos de equipo, tan necesarios en equipos virtuales.

Por ello, lo he diseñado de tal forma que al menos una vez al mes podamos vernos, bien en reuniones de grupo, o bien individuales delegado&manager. De esta forma pretendo conseguir que el delegado comercial se sienta parte de la compañía, forzándole a ‘romper’ su dinámica de trabajo habitual en su zona.

No obstante, a pesar de estas reuniones presenciales, la comunicación periódica con cada uno de los integrantes del equipo virtual, es fundamental. El perder esta conexión con alguno de ellos debe evitarse, ya que de ocurrir, el recuperarla se convierte en algo complicado. Es más sencillo esforzarse en mantener el vínculo, que invertir tiempo en tratar de recuperar un vínculo roto.

Para esta comunicación periódica, estoy analizando la tecnología GoToMeeting, y las pruebas hasta ahora han sido satisfactorias. Me permite establecer reuniones virtuales periódicas con el equipo, de una forma ágil y muy sencilla. Me preocupaba el cómo puede desarrollarse una reunión a distancia con tantos integrantes a la vez, para que sea realmente efectiva; pero la tecnología me facilita funcionalidades que me permiten controlar el desarrollo de la reunión, y por supuesto tendremos que establecer una pautas que nos permitan comunicarnos de una forma efectiva.

El diseño de este plan me permite estructurar y organizar nuestro tiempo, de tal forma que minimizamos el contacto permanente y espontáneo, aunque siempre existirán ocasiones en las que sea necesario.

Continuación de este post: "Cómo estar en contacto con un equipo virtual (II)"

El correo electrónico, ese gran invento. ¿O no?

¿Hasta qué punto llega nuestra dependencia del correo electrónico?, ¿podemos 'vivir' sin él?, ¿cómo lo usamos?

Hace unos días nos hemos quedado sin correo electrónico en mi empresa, os puedo asegurar que el impacto causado ha sido brutal, daba la impresión de que las personas no podíamos trabajar por no disponer de comunicación con el exterior, como si nuestro único trabajo fuera el de redactar y enviar correos… Mi teoría es que si hubiésemos estado tres semanas sin correo, acostumbrándonos a NO tenerlo, nos hubiéramos dado cuenta de que el no tenerlo no es un problema TAN DRAMÁTICO como nos podemos creer. Y claro, no estoy diciendo que no sea muy importante su función...

Por supuesto que no dudo en absoluto del email, las ventajas que tiene son obvias e indiscutibles. Pero lo que sí pongo en tela de juicio es la forma en que usamos habitualmente esta herramienta, a la cual convertimos en un fin en sí mismo.

¿Cuánto tiempo nos pasamos leyendo, redactando y respondiendo correos? (no os hablo del tiempo que dedico yo, porque es para asustarse...). ¿Cuánto de este tiempo lo dedicamos a utilizar adecuadamente esta valiosa herramienta, frente al tiempo que malgastamos en correos innecesarios e inútiles?. ¿Cuántos correos realmente necesarios, importantes y/o urgentes, dejamos de leer o no atendemos como se debe, debido al gran volumen de correo recibido?, ¿cuántas tareas realmente importantes y necesarias, no atendemos por estar centrado en la gestión del correo electrónico?

En mi caso, la sensación de estar 'constantemente' enganchado al correo es habitual, es algo contra lo que combato, pero que cuesta... a veces me pregunto cuál es realmente mi trabajo, si gestionar equipos o responder correos...

Y si hablamos de una organización entera, ¿cuánto tiempo global se dedica a generar y gestionar correo electrónico?, ¿cuál es coste asociado a esta actividad?, ¿hablamos en términos de productividad?.

Y para encontrar el lado más anecdótico de este asunto, cada día tenemos que ser más creativos para convertir un mero correo en algo atractivo que logre atraer la atención del destinatario y que finalmente lo lea; y me refiero a los correos importantes, claro. Aquí van algunos ejemplos (reales) de email:

·      "Asunto: URGENTE". Vamos, que con esto el remitente supone que el resto no son urgentes, y a éste hay que dedicarle una especial atención.

·      "Asunto: IMPORTANTE". Éste podríamos decir que no es urgente, sólo importante. Bufff, no sé si abrir el URGENTE o el IMPORTANTE...

·      "Asunto: URGENTE E IMPORTANTE". Este es la bomba, yo me imagino que correo más crítico que éste, no puede existir. Hay que dedicarle la MÁXIMA atención!!!!

·      "Asunto: LECTURA REQUERIDA". Ah vale, en este caso no sé si es urgente y/o importante, pero el caso es que es necesario leerlo, vamos allá.

·      "Asunto: LECTURA OBLIGADA". La cosa se está poniendo peliaguda, no es que sea necesario leerlo, es que me obligan!!!! Pues nada, lo leemos y ya está.

Ni qué decir tiene que yo tengo en mi bandeja de entrada cada vez más correos de este tipo; dentro de poco TODOS los correos van a ser importantes, urgentes, necesarios de leer, obligatorios... Tendremos que hacer lo posible para que nuestros correos sean leídos, cada vez seremos más imaginativos, usaremos mayúsculas en el texto, con letra extragrande, colores, palabras parpadeantes, ... parecerá un circo, donde los artistas luchan para ganarse la atención del público...

Bueno, dejo ya de escribir, que en la BlackBerry (de esto hablo otro día, que también tiene su jugo) me han llegado correos, no me puedo perder uno…

Problemáticas en la gestión de equipos virtuales

En equipos comerciales distribuidos geográficamente (equipos virtuales), la comunicación, motivación, reporting y control, se convierten en aspectos relevantes para la gestión de este tipo de equipos virtuales.


Es evidente que hay diferencias significativas entre la gestión remota de un equipo de comerciales distribuidos en distintas zonas geográficas, y aquella necesaria para gestionar un equipo localizado en el mismo lugar. Aquí me centro en el primero de los casos, enumerando y describiendo las principales problemáticas con las que me encuentro habitualmente, y dejando para más adelante, un análisis más detallado de cada una de ellas.

La característica predominante de este tipo de equipos, es la lejanía física no sólo entre los propios comerciales, sino también entre los comerciales y su responsable.

Esta lejanía provoca y condiciona una serie de circunstancias que se dan en cualquier tipo de equipo, pero que en el caso que aquí nos ocupa, adquieren una especial relevancia:

1. Comunicación.

Los comerciales en este tipo de equipos, pueden estar separados físicamente por cientos de kilómetros, lo que convierte a un aspecto tan necesario como la comunicación entre sus diferentes miembros, en algo nada sencillo de implementar. Dar vida a esa comunicación implica usar e integrar adecuadamente las distintas herramientas tecnológicas disponibles (correo electrónico, mensajería instantánea, teléfono, videoconferencia, …), con las imprescindibles reuniones presenciales.

El no desarrollar e implementar un sistema de comunicación fluida en el equipo, provoca ineficiencias en el necesario engranaje del equipo.

2. Motivación.

Quizás éste es uno de los puntos críticos y al que debe prestarse especial atención, puesto que un comercial 'remoto' desmotivado, no proporcionará el rendimiento que se espera de él.

Probablemente más de un 80% de su tiempo lo pase solo (exceptuando su relación con clientes, claro), sin posibilidad de estar físicamente con el resto de su equipo ni con nadie de la organización hasta pasado mucho tiempo; por tanto, es necesario estar muy atento a si los comerciales están lo suficientemente motivados. Una persona desmotivada en el contexto en el que estoy hablando, es difícil de 'levantar'; pensemos que no tiene las mismas posibilidades de acercamiento que tienen otros comerciales que trabajan juntos y que en el día a día pueden darse apoyo mutuamente.

3. Reporting.

¿Qué ventas realiza el comercial?, ¿cuál es su actividad?, ¿qué información obtiene de sus cuentas?, ... Muchas de estas preguntas, en un equipo que trabaja en la misma zona, se pueden responder en una rápida reunión presencial, fácil de agendar, pero es obvio que con un equipo virtual no es tan sencillo.

En este punto, un buen CRM se constituye en una poderosa y efectiva herramienta que permite conocer la actividad general de los comerciales.

El no tener un buen sistema de reporting establecido, puede llevar a una situación de desconocimiento y descontrol.

4. Control.

Este es un asunto delicado, puesto que a priori es imposible conocer con exactitud lo que está haciendo el comercial en cada ocasión, por motivos obvios.

Es por ello que la CONFIANZA en los miembros del equipo es algo no sólo necesario, sino que creo algo absolutamente esencial. La confianza es el pilar fundamental para una correcta y efectiva gestión del equipo.